[vc_row][vc_column width=”1/1″][vc_empty_space empty_h=”0″][vc_column_text]Mini yazı dizimizin ilk bölümünde, işe alımda dijital dönüşümün seçme ve yerleştirme boyutunu ayrıntılarıyla ele almıştık. Bu yazımızda ise oryantasyon sürecini dijital dönüşüm ekseninde değerlendireceğiz. Şirketler, en iyi yetenekler için “cazip kurum” haline gelerek seçme ve yerleştirmede başarılı olmaya büyük çaba harcıyor. Ancak yapılacaklar listesi bununla bitmiyor. Yeni çalışanınızın kurumunuza tam anlamıyla adapte olması ve verimliliği için oryantasyon dönemi çok önemli.

Günümüzde Y kuşağından bir çalışanın bir kurumda çalışma süresi, Baby Boomers kuşağı ve X kuşağı ile kıyaslandığında en az 10 kat daha kısa. Nitekim küresel araştırma şirketi Deloitte’un Y kuşağı 2019 araştırmasına göre, bu kuşağa dâhil olanların yüzde 49’u, seçenekleri olsa önümüzdeki 2 yıl içinde mevcut işlerinden ayrılacaklarını belirtiyor. Üstelik bunu söyleyenlerin yaklaşık 4’te 1’i son 1 yıl içinde çalıştıkları kurumdan istifa etti. Y kuşağı, 2025’te dünyada işgücünün yüzde 75’ini oluşturacak. Tüm bu veriler, şirketlerin oryantasyon sürecini neden çok ciddiye almaları gerektiğini daha net ortaya koyuyor. Pandemiyle birlikte İK’da yeni teknolojilere adapte olma süreci hiç olmadığı kadar hızlandı. Gelin, etkili bir oryantasyon sürecini dijitalde nasıl tasarlayabileceğimizin detaylarına birlikte bakalım.

Kişisel Bağlantılara Özen Gösterin

Geleneksel oryantasyon sürecinde yeni çalışana ilk iş gününde masası gösterilir, tüm ofis gezdirilir ve iş arkadaşlarıyla tanıştırılırdı. Bugün pandemi ve dijital dönüşümün etkisiyle fiziksel bir ofiste ilk iş günü deneyimi genellikle yaşanmıyor. Ancak bu, mevcut ritüellerin yerine getirilmeyeceği anlamına gelmiyor elbette… Peki, bunun için neler yapabilirsiniz?

• Sanal oryantasyon ekipleri oluşturun: Yeni işe başlayan kişilerin günlük iş sorumluluklarını hızla öğrenmeleri ve şirketinizin kültürüne aşina olmaları önemli. Üstelik tüm bunları geleneksel oryantasyon sürecine dâhil olmadan yani yalnızca bir bilgisayar ekranı aracılığıyla yapmaları gerekiyor. İK yazılım şirketi BambooHR’ın yaptığı bir araştırma, yeni çalışanların büyük çoğunluğunun ilk 6 ayda yani oryantasyon sürecinde işlerinden ayrıldıklarını gösteriyor. Bu çalışanların beklentileri ise temelde şöyle sıralanıyor:
• İş başında nitelikli eğitim
• Buddy ve/veya mentor desteği
• Sorumluluklara dair net bir kılavuzluk
• Dostça bir gülümseme ve/veya yardımsever bir çalışma arkadaşı

Yeni çalışanların kurumunuza sorunsuz adapte olabilmeleri için sanal oryantasyon ekipleri oluşturabilirsiniz. Fiziksel ortamda happy hour’ların yapılamadığı bir dönemdeyiz. Bu koşullarda yeni ekip üyelerinin tüm çalışanlarla ortak bir dil yakalamalarını sağlayacak dost eli olabilirsiniz. Yeni çalışanlardan ve deneyimli ekip üyelerinden oluşturacağınız 5-6 kişilik bu sanal oryantasyon gruplarıyla düzenli video konferanslar yapabilirsiniz. E-posta ve/veya WhatsApp grubu kurarak ihtiyaç duydukları her an yanlarında olduğunuzu onlara hissettirebilirsiniz.

• “Hoş geldin” arkadaşı ve mentor belirleyin: Yeni çalışanın ilk günlerinden itibaren yanında olacak sanal bir “hoş geldin” arkadaşı belirleyerek süreci kolaylaştırabilirsiniz. Örneğin, global bir startup olan Buffer’ın önerdiği gibi bir “3’lü buddy” sistemi kurgulayabilirsiniz. Bu sistemde 3 kişilik “hoş geldin” arkadaşı ekibinden her biri, yeni çalışanın öğrenme sürecini dolu dolu geçirmesi için “lider arkadaş”, “rol arkadaşı” ve “kültür arkadaşı” gibi farklı rollere sahip oluyor. “Lider arkadaş”, şirketin değerleriyle ilgili net bilgiler veren deneyimli arkadaş oluyor. “Rol arkadaşı”, yeni çalışanın görevlerini iyi bilen ve öğreten arkadaş görevini üstleniyor. Bu 3 kişi içinde en kıdemli olan “kültür arkadaşı” ise kurum kültürünü yeni çalışana aktarmaktan sorumlu oluyor. Ayrıca yeni işe başlayan çalışanınız için sanal bir mentor tayin etmeniz de önemli. Bu sayede kurumunuzun ihtiyaçlarını bilgi birikimi yüksek bir çalışanınızın desteğiyle yeni çalışanınıza aktarabilirsiniz.

Sanal Oryantasyon Deneyim Videoları Hazırlayın

Sanal oryantasyon sürecini anlatacağınız iç iletişim oryantasyon videoları hazırlayabilirsiniz. Bu videolarla yeni çalışma arkadaşınızın aklına takılan tüm soruları yanıtlayabilirsiniz. Bu keyifli videolarda ilk iş gününden buddy sistemine, mentorluk desteğinden kurumunuza dair faydalı bilgilere kadar pek çok konuyu anlatabilirsiniz. Hikâyenin gücünden faydalanarak yaratacağınız bu videolarla yeni ekip üyenize, “Senin için her zaman buradayım” mesajını yaratıcı bir şekilde verebilirsiniz.

Oyunlaştırmanın Gücünden Faydalanın

Oyunlaştırmayı kısaca video oyunlarındaki konseptlerin, oyuncuları belirli görevleri yerine getirmeye teşvik etmek için kullanılması olarak tanımlayabiliriz. Oryantasyon programlarında oyunlaştırma ise ödüllerle yeni çalışanın sürece dâhil olma motivasyonunu artırmak üzere kullanılır.

Kurumunuzun iş yapış şekillerine dair bilgileri, eğlenceli bir oyunlaştırılmış e-eğitim yöntemiyle anlatabilirsiniz. Merak uyandıran, dostça rekabeti tetikleyen, etkili ve heyecanlı bir öğrenme ortamı için oyunlaştırma (gamification) stratejisini tercih edebilirsiniz. Oryantasyon sürecini çeşitli yarışmalar, interaktif oyunlar, ödüller, anlık geri bildirimler ve işbirliği ruhuyla unutulmaz bir deneyime dönüştürebilirsiniz.

Kurum Kültürünüzü ve Değerlerinizi Doğru İletişimle Vurgulayın

Çalışan bağlılığının olmazsa olmazlarından biri, nitelikli kurum kültürü ve değerlerdir. LinkedIn’in ABD’de yaptığı bir ankete göre; çalışanların yüzde 70’i kurum kültürü kötü olan bir şirket sektöründe lider bile olsa, o şirketten ayrılacaklarını söylüyor. Yine aynı araştırmada çalışanların yüzde 71’i, ortak değerleri paylaştıkları kurumlarda kalmak için ücret kesintisini kabul edeceklerini ifade ediyor.

Kurumunuzun değerlerini ve misyonunu, oryantasyon sürecinde doğru iletişimle aktardığınızdan emin olun. Bunun için çeşitli infografik videolardan faydalanabilirsiniz. Değerlerinizle uyumlu KSS projelerinizi ve/veya kurumiçi girişimcilik faaliyetlerinizi paylaşabilirsiniz. Ayrıca yeni çalışanların İK ekipleri ve üst düzey yöneticilerle bu alanda birebir iletişim kurabilecekleri sanal toplantılar düzenleyebilirsiniz.

Diyaloğu En Üst Seviyeye Çıkarın

Dijital iletişim araçlarını verimli kullanarak samimi ve ilgili bir ton belirleyebilirsiniz. Bu sayede yeni çalışanlarınızla iş dışı sohbet rutini geliştirebilirsiniz. Bürokrasiyi azaltarak yeni çalışanlarınızın kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlayabilirsiniz. Oryantasyon sürecinde iletişimi en üst seviyeye çıkarmaya odaklanan LinkedIn, çalışanlarına “Bu sabah güzel bir kahvaltı yaptın mı?” veya “Sosyal etki ekibimizin yaptığı harika işten haberi olanlar el sallasın!” gibi diyaloglarla aktif bir dinleyici haline geliyor.

Öte yandan, gün içinde kısa video konferanslar düzenlemek ve ilgi çekici paylaşımlarda bulunmak da iletişim kaslarınızı kuvvetlendirebilir. Belirli aralıklarla CEO ve üst düzey yöneticilerin video mesajlarını yayınlayabilirsiniz. Sanal kutlamalar düzenleyerek etkileşim alanları yaratabilirsiniz. Deneyimi iyileştirmek için yeni çalışanlardan geri bildirim almak da bir o kadar değerli. Örneğin, Akbank bu sıra dışı dönemi deneyimleyen genç yeteneklerle staj ve mentorluk programı özelinde mini röportaj videoları hazırlıyor ve bu videoları sosyal medya hesaplarında takipçileriyle paylaşıyor.

Sosyalleşme Alanlarını Sanal Dünyaya Uyarlayın

Tüm çalışanlarınızın katılabileceği sanal sosyalleşme organizasyonları düzenleyebilirsiniz. Böylece yeni ekip üyeleri, diğer çalışanlarla bağlantı kuracağı fırsatlar yakalayabilir. Sanal kişisel gelişim ve sağlıklı yaşam workshop’larına ev sahipliği yapabilirsiniz. Hem yeni hem de kıdemli çalışanlarınızın bu keyifli deneyimleri iç iletişim platformunuzda ve sosyal medyada paylaşmalarını sağlayabilirsiniz. Bu sayede birliktelik duygusunu güçlendirebilir ve yol arkadaşlığı algısını pekiştirebilirsiniz.

waytosay[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]